Konkrete Hinweise zur Angebotsabfrage

Gibt es Wertgrenzen, die bei der Angebotseinholung zu berücksichtigen sind?

Die nachfolgenden Wertgrenzen sind für verschiedene Verfahren der Angebotseinholung/Ausschreibung zu berücksichtigen und gelten für nichtöffentliche Auftraggeber im Sinne des § 99 GWB:

I) Zuwendung ≤ 100.000 EUR

• Auftragswert darf über den gesamten Durchführungszeitraum (bei max. Fördersatz von 80 %) höchstens 125.000 EUR betragen
• Aufträge und Verträge dürfen allein unter Beachtung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit vergeben bzw. geschlossen werden
• Zusammenschluss erstellt Leistungsbeschreibung zur Angebotsabfrage mit:
  • Leistungsverzeichnis
  • Leistungsbestimmungen zur Angebotseinholung
  • Strukturdaten und Übersichtskarte Zusammenschluss
  • Hilfsmittel wie z.B. Forsteinrichtung, Forstbetriebswerk, Abrechnungen (von) Wald und Holz NRW oder anderen Dienstleistungsunternehmen

II) Zuwendung > 100.000 EUR bis einschließlich 500.000 EUR

• Auftragswert darf über den gesamten Durchführungszeitraum (bei max. Fördersatz von 80 %) höchstens 625.000 EUR betragen
• Zusammenschluss erstellt Leistungsbeschreibung zur Aufforderung einer Angebotsabgabe an mindestens drei geeignete Dienstleistungsunternehmen mit:
  • Leistungsverzeichnis
  • Leistungsbestimmungen zur Angebotseinholung
  • Strukturdaten und Übersichtskarte Zusammenschluss
  • Bewertungskriterien
  • Hilfsmittel wie z.B. Forsteinrichtung, Forstbetriebswerk, Abrechnungen (von) Wald und Holz NRW oder anderen Dienstleistungsunternehmen

III) Zuwendung > 500.000 EUR

• ab einem Auftragswert von über 625.000 EUR (bei max. Fördersatz von 80 %) über den gesamten Durchführungszeitraum
• Öffentliche Ausschreibung (z.B. unter www.waldbauernlotse.nrw)
• Zeitraum der Veröffentlichung sollte mindestens 14 Tage betragen
• Zusammenschluss erstellt Leistungsbeschreibung mit
  • Leistungsverzeichnis
  • Leistungsbestimmungen zur Angebotseinholung
  • Strukturdaten und Übersichtskarte Zusammenschluss
  • Bewertungskriterien und Gewichtung
  • Hilfsmittel wie z.B. Forsteinrichtung, Forstbetriebswerk, Abrechnungen (von) Wald
    und Holz NRW oder anderen Dienstleistungsunternehmen

Welche Unterlagen sind bei der Angebotseinholung beizufügen?

Fügen Sie bei der Angebotseinholung folgende Dokumente bei:

• Angebotsabfrage (Anschreiben),
• Leistungsbeschreibung,
• Leistungsbestimmungen,
• Auswahlkriterien (Nennung der gewählten sozialen und ökologischen Kriterien),
• Strukturdatenblatt, Übersichtkarte Zusammenschluss, Finanzielles Angebot (Vorlage),
• Ggf. Hauptergebnisse der Forsteinrichtung.

Musterdokumente finden Sie hier: www.waldbauernlotse.nrw/dokumente

Kann ich Angebote einholen, indem ich pauschal eine durchschnittliche Stundenzahl von einer Stunde pro Jahr und Hektar zugrunde lege?

Nein, der Leistungsbedarf sollte anhand des Wirtschaftsplans, des Forsteinrichtungswerkes und den Erfahrungswerten aus den vergangenen Jahren ermittelt werden. Der Leistungsbedarf muss für die jeweiligen Einzelleistungen der vier Leistungsbereiche ermittelt werden.

Wenn Wald und Holz NRW Ihr Dienstleister ist, dann werden für Ihren Zusammenschluss die voraussichtlich anfallenden Arbeitszeiten je Leistungsbereich zur Verfügung gestellt.

Das Dokument „Leistungsbestimmungen“ dient der Einschätzung und Dokumentation des Betreuungsbedarfs, sie finden hier: www.waldbauernlotse.nrw/dokumente

Wie fordere ich Anbieter auf Angebote abzugeben?

Die Anfrage an geeignete Anbieter muss schriftlich erfolgen. Geben Sie dem Anbieter genügend Zeit für die Angebotsabgabe.

Das Anschreiben zur Angebotsabgabe finden Sie hier: www.waldbauernlotse.nrw/dokumente

Wie fordere ich die Dienstleistungsunternehmen, bei einer Zuwendung > 100.000 EUR bis einschließlich 500.000 EUR auf Angebote abzugeben?

Die Anfrage an geeignete Dienstleistungsunternehmen muss schriftlich erfolgen und ist anhand der Anschreiben, des Lastenheftes (Leistungsbestimmungen, Leistungsverzeichnis etc.), der Rückläufe, des „Auswahlprotokolls“ und der „Bewertungsmatrix“ zu dokumentieren.

Wie verfährt unser Zusammenschluss mit langjährig bestehenden Dienstleistungsverträgen?

Sie müssen den bisherigen Vertrag kündigen, da keine Förderung auf Grundlage eines bereits bestehenden Vertrages bewilligt werden kann. Daher empfehlen wir Ihnen, zunächst einen Antrag auf Zuwendung zu stellen. Um Rechtssicherheit auf die Zuwendung zu haben, raten wir Ihnen, die Bewilligung der Förderstelle abzuwarten und erst anschließend den Dienstleistungsvertrag abzuschließen.

Muss ich für förderfähige und nicht förderfähige Leistungen separate Angebote einholen?

Sie müssen bei der Angebotseinholung keine separaten Angebote für die nicht förderfähigen Leistungen einholen. Sie können dies jedoch tun, da die nichtförderfähigen Leistungen für die Beantragung der Förderung keine Rolle spielen.

Kann mein forstwirtschaftlicher Zusammenschluss Bieter, die nicht zur Angebotsabgabe für einen Dienstleistungsvertrag angefordert worden sind, vom Vergabeverfahren ausschließen?

Ja, wenn diese Bieter nicht zu Angebotsabgabe aufgefordert werden, sind diese Bieter automatisch vom Verfahren ausgeschlossen.

Wie differenziert muss die Angebotsabgabe von einem potenziellen Dienstleistungsunternehmen erfolgen? Genügt eine Gesamtsumme, muss der Aufwand pro Jahr angegeben werden oder muss nach Schwerpunktthemen differenziert werden?

Wesentliche Informationsquelle für einen potenziellen Anbieter ist die Beschreibung der Einzelleistungen im Dokument „Leistungsbestimmungen“.

In dem Dokument „Leistungsbestimmungen“ sollten von Ihrem Zusammenschluss Aussagen über die erforderliche Leistungserbringung zu den Einzelleistungen gemacht werden (z.B. 80 ha/Jahr Beratung zur Jungbestandspflege; 40 % der Waldbesitzenden werden zu Förderaspekten einmal im Jahr beraten, etc.).

Nach Prüfung im Einzelfall durch die Geschäftsstelle Forst kann bei Zusammenschlüssen unter 300 Hektar auf Ebene der Leistungsbereichsebene zusammengefasst werden.

Die Leistungserklärung finden Sie hier: www.waldbauernlotse.nrw/dokumente

Müssen die Ausschreibungen bzw. Angebote auf Stundenbasis erfolgen oder können andere Kenngrößen wie z.B. ha oder Fm herangezogen werden?

Da der Förderhöchstbetrag in Stunden je ha der Hektar-Fläche des Zusammenschlusses festgelegt ist, muss das Dienstleistungsunternehmen Stunden und einen Einzelpreis (Stundensatz) in EUR angeben. In den Leistungsbestimmungen zur Herleitung der benötigten Dienstleistungen kann der forstwirtschaftliche Zusammenschluss auch ha-Größen oder Fallzahlen angeben.

Sind Fahrtkosten für KFZ, Fortbildungskosten oder die Beschaffung von Hard- und Software zum Datenaustausch, z.B. mit Wald und Holz NRW oder privaten Holzvermarktungsorganisationen, für den Zusammenschluss förderfähig?

Nein, im Rahmen der direkten Förderung sind diese Ausgaben für den Zusammenschluss nicht einzeln förderfähig.

Weitere Fördermöglichkeit bzgl. Beschaffung von Hard- und Software: Holz 2015: Nr. 2.2.1 Erwerb von Computersoftware und entsprechender Lizenzen zur Holzmobilisierung und zum Wald- und Rohholzmanagement und Nr. 2.2.2 Verbesserung der Logistik durch Geräte und Arbeitsverfahren, die überregional routingfähige Datensätze mit klassifizierten Forstwegen zur Befahrung mit Holztransportern nutzen.

Dienstleistungsunternehmen müssen die entstehenden Fahrtkosten, Kosten für Betriebsmittel und Kosten für Hard- und Software bei der Kalkulation ihres Stundensatzes berücksichtigen. Dem Zusammenschluss entstehen dadurch keine gesonderten Kosten.

Kann auch für einen Zuwendungsbetrag von unter 500.000 Euro das Vergabeverfahren für Zuwendungen größer als 500.000 Euro angewandt werden?

Ja, ein höherwertiges Vergabeverfahren kann angewandt werden.

Kann ein Dienstleistungsunternehmen zu unterschiedlichen Stundensätzenein Angebot abgeben?

Ja, das ist möglich, wenn beispielsweise unterschiedliche Faktoren in die Kalkulation des Stundensatzes einfließen (z.B. Fahrdistanzen).

Kann allein aufgrund des gebotenen Preises eine Auftragsvergabe erfolgen?

Da die finanziellen Kriterien mindestens das gleiche Gewicht am Gesamtwert haben müssen, kann auch allein aufgrund des Preises eine Auftragsvergabe erfolgen. In dem Fall erhält das günstigste Dienstleistungsunternehmen den Auftrag.

Waldgenossenschaften: Wie werden die Wertgrenzen ermittelt, wenn meine Waldgenossenschaft zusammen mit ihrem forstwirtschaftlichen Zusammenschluss eine Auftragsvergabe durchführt?

Die Wertgrenzen leiten sich aus der Summe der voraussichtlichen Zuwendungsbeträge aller teilnehmenden Zusammenschlüsse ab. Diese Wertgrenze wiederum definiert die Auswahl und Durchführung des anzuwendenden Verfahrens.

Welche Unterlagen sind bei einer Angebotseinholung, ab einer Zuwendung über 100.000 EUR, beizufügen?

Es sind das Anschreiben, das Lastenheft (Leistungsbestimmungen, Leistungsverzeichnis etc.), die Bewertungsmatrix, die Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit, beizufügen.

Waldgenossenschaften: Welche Unterlagen sind bei einer Angebotsabfrage und einem Auftragswert bis 111.100 EUR beizufügen?

Es ist das Lastenheft (Leistungsbestimmungen, Leistungsverzeichnis etc.) zur Angebotsabfrage beizufügen. Für das Dienstleistungsunternehmen sind zudem die Strukturdaten, die Übersichtskarte des Zusammenschlusses und weitere Hilfsmittel wie die Forsteinrichtung hilfreich ein Angebot abzugeben. Bei Sammelanträgen müssen die Leistungsbestimmungen für jede einzelne Waldgenossenschaft berücksichtigt werden.

Waldgenossenschaften: Welche Unterlagen sind bei einer Angebotseinholung, ab einem Auftragswert von 111.100 EUR, beizufügen?

Es sind das Anschreiben, das Lastenheft (Leistungsbestimmungen, Leistungsverzeichnis etc.), die Bewertungsmatrix, die Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit, beizufügen. Bei Sammelanträgen müssen die Leistungsbestimmungen für jede einzelne Waldgenossenschaft berücksichtigt werden.

Wie ist bezüglich der Zertifizierung mit Sonderflächen und Wegen innerhalb meines Zusammenschlusses zu verfahren?

Die nachgewiesene Zertifizierung der Mitgliedsfläche Ihres Zusammenschlusses muss ab 2021 zum Zeitpunkt der Bewilligung mind. 50 % betragen, darunter wird keine Zuwendung gewährt. Sonderflächen, wie beispielsweise Weihnachtsbaumkulturen und Wege sind bei der Berechnung des Anteils zertifizierter Waldflächen nicht zu berücksichtigen.